Обязанности:
1) Административная поддержка финансового отдела (15 человек):
• Ведение табеля учёта рабочего времени, графиков отпусков
• Оформление авансовых отчётов,
• Оформление командировочных расходов,
• Заказ билетов и бронирование гостиниц, заказ такси,
• Участие в организации корпоративных мероприятий,
• Перевод документации (с русского на английский, и наоборот),
• Бронирование переговорных комнат
2) Административная поддержка Финансового Директора (экспат):
• Оформление авансовых отчётов,
• Оформление командировочных расходов,
• Оформление представительских расходов,
• Заказ билетов и бронирование гостиниц, заказ такси,
• Учёт ГСМ,
• Визовые вопросы
3) Работа с корпоративными справочниками
• Ведение базы (ESO) по всем заключаемым договорам с поставщиками и клиентам (специальная система для хранения сканов и краткой информации по договорам), выгрузка данных, отслеживание окончания сроков действия договоров и т.д.
• Работа в SAP (просмотр данных по поставщикам и клиентам)
• Сбор необходимых документов и согласований для последующего внесения изменений в SAP по поставщикам и клиентам
• Предоставление по запросу скан-копий договоров для сотрудников